O motivo mais comum que indicará que chegou a hora de que a empresa precisa trocar o PABX é quando sua central de telefone para de funcionar.

Mas antes do seu PABX parar de vez existem outros sinais que talvez não seja tão fácil de identificar que levarão sua central de telefonia ao caos e indica que sua empresa precisa trocar o PABX.

Um PABX que vem da sigla em inglês de Private Automatic Branch Exchange, cuja tradução seria Troca automática de ramais privados é um centro de distribuição telefônica pertencente a uma empresa que não inclua como sua atividade o fornecimento de serviços telefônicos ao público em geral.

A central telefônica conecta as linhas da rede pública com os ramais para os usuários. Nesta central também podem ser conectados o interfone para tocar direto no telefone e muitas outras funções. Geralmente quem utiliza as funções do PABX no dia a dia são os profissionais de secretariado, que precisam possuir um aparelho de telefone TI (Terminal Inteligente) para terem acesso a todas as funções da central telefônica.

Mas atualmente o telefone não é o único meio que conecta a sua empresa com clientes, potenciais clientes e colaboradores. Com o advento da tecnologia surgiram os canais digitais como novos meios de comunicação.

E identificar se o PABX está suprindo a nova demanda é um dos pontos que sua empresa precisa avaliar para encontrar uma nova central telefônica.

Com a evolução da tecnologia surgiram outros canais de comunicação com clientes e potenciais clientes como chat, sms e redes sociais. Isso é ótimo, afinal, qualquer solução que ajude a melhorar a experiência do consumidor é bem vinda.

No entanto, de nada vale adotar novos meios para se comunicar se o bom e velho canal telefônico deixar a desejar.

Por isso, listamos 5 sinais, nem sempre claros, que te ajudam a identificar que chegou o momento de considerar a busca por uma nova central PABX.

Sua empresa precisa trocar o PABX que dá manutenção frequente

Uma vez por semana ou até mais, um técnico vai até sua empresa para fazer o conserto da central telefônica.

Sem se dar conta, você começa achar que essa situação é normal. Mas na verdade é um grande erro que, entre outras coisas, custa muito caro, um verdadeiro desperdício de dinheiro.

Certo, então sempre que minha empresa precisar de manutenção frequente na telefonia está na hora de trocar a central de telefone? Não, nem sempre, e você já vai entender.

Considere a situação de que constantemente um ou alguns ramais param de funcionar até que o técnico faça o reparo. Aos olhos de quem não conhece o defeito está no PABX, não é mesmo? Porém, problemas na fiação apresentam os mesmos sintomas.

Neste caso, inclusive muito comum, a solução pode ser uma infraestrutura profissional como o cabeamento estruturado, por exemplo, que além de eliminar problemas nos ramais, melhora a performance da rede de computadores.

Então em quais situações a manutenção frequente indica a necessidade de uma nova central PABX?

• Troca de placas de linhas analógicas;
• Substituição de placas de ramais;
• E retirada do equipamento para conserto em laboratório são algumas delas.

Problemas na eficiência da empresa

Entre as maiores dificuldades dos gestores compreender o que está funcionando e o que deve ser ajustado em atividades que envolvem telefonia.

Por exemplo, cada vendedor interno precisa realizar trinta ligações por dia para bater a meta de vendas no final do mês, você sabe se a missão está sendo cumprida?

Quantas chamadas a empresa recebe por dia? Qual o tempo médio de atendimento? E o tempo de espera? Quantas chamadas foram perdidas? Por que não foi atendida? É preciso contratar mais atendentes? Existem atendentes ociosos?

Uma central PABX mais antiga ou mesmo as mais novas, porém, sem recursos avançados, não permitem extrair relatórios com essas informações.

Como já dizia o velho Chacrinha “quem não se comunica, se trumbica” e isso pode acontecer na sua empresa se sua central telefônica, um meio importante na comunicação externa quanto interna, não estiver em perfeito funcionamento.

Imagine uma empresa onde vendedores não conseguem ligar para fechar novos negócios, seus clientes ligam para ter suporte e sua empresa não consegue auxiliar quem precisa de ajuda, o pessoal do financeiro não consegue confirmar se pode faturar uma venda que já foi entregue, entre outros problemas que uma central PABX ruim pode causar.

Portanto, quando existe a necessidade de gerenciar a operação com mais eficiência para aplicar melhorias e ajudar a empresa a crescer, pode ser a hora de considerar que sua empresa precisa trocar o PABX por uma solução mais completa como o PABX Virtual.

Falha no atendimento ao cliente

Diria que o ponto crucial para o negócio é conseguir um atendimento rápido e eficiente. E se a sua empresa falhar nesse quesito pode ser um caminho sem volta em direção ao fracasso do seu negócio.

Mais do que nunca o atendimento rápido é primordial para o bom funcionamento do negócio.

Hoje ninguém quer ligar e ficar tanto tempo aguardando atendimento, ser transferido várias vezes ou até mesmo não ser atendido.

Imagine que seu cliente reclama dizendo que ligou e ninguém atendeu. Você vai investigar e seus colaboradores dizem que o telefone não tocou. Percebe que este caso pode ser perfeitamente um problema na central telefônica?

Portanto, fique atento se sua central telefônica está atendendo sua demanda e analise as reclamações de seus clientes. Reclamações frequentes podem ser por falhas de algum colaborador, mas também por defeitos na central PABX.

Confira a recorrência dos problemas no atendimento da sua empresa, talvez um reparo na sua estrutura resolva mas se o problema for frequente chegou a hora de fazer um upgrade.

Recursos limitados

A telefonia VoIP (entenda o que é VoIP), baseada na mesma tecnologia utilizada em ferramentas como WhatsApp, mudou completamente comunicação nas empresas.

Ferramenta de gerenciamento, menu de atendimento digital (URA), pesquisa de satisfação, gravador de chamadas e vários outros recursos avançados ficaram mais acessíveis.

Vamos pegar de exemplo somente o gravador de ligações. Você tem noção da importância dele?

Times de inside sales em constante evolução levam muito a sério atividades como o coaching de vendas. Além de ser indispensável nessa atividade, o gravador ainda auxilia os próprios vendedores a entenderem seus erros e aperfeiçoarem suas técnicas.

Quer descobrir mais um bom motivo para gravar ligações? Através da análise dos áudios, gestores podem treinar operadores e garantir que o atendimento ao cliente seja cada vez mais eficiente.

Custo de telefonia muito alto

O fato de o Brasil ter uma telefonia extremamente cara, por si só, faz com que muitas empresas busquem alternativas para reduzir suas contas.

As maiores vilãs são as chamadas de longa distância e ligações para celular. A boa notícia é que praticamente toda central PABX existente hoje permite algum tipo de redução nas contas.

A interface celular, por exemplo, pode ser integrada ao sistema PABX e contribui para uma grande redução nas chamadas para dispositivos móveis.

Porém, algumas centrais telefônicas não têm capacidade de identificar automaticamente quando uma chamada é para celular e ficam sujeitas a erros humanos.

Quando isso acontece, o usuário precisa digitar 0 (zero) para ligar para telefone fixo e 891, por exemplo,  para ligar para celular. Sistemas de telefonia modernos fazem a identificação automática e completam a chamada pela rota de menor custo.

Agora você já conhece alguns sinais de que sua empresa precisa trocar o PABX por uma nova solução de telefonia. Se for preciso, converse sem compromisso com um consultor e tire suas dúvidas.

Aproveite também para saber mais sobre os benefícios da telefonia VoIP e como ela ajuda empresas a, entre tantas outras vantagens, economizarem até 70% em custos telefônicos.

A TMC Telecomunicações oferece soluções em PABX Virtual que poderá trazer muitos benefícios para sua empresa. Conversar com um especialista sobre como sua empresa poderá se beneficiar com uma solução personalizada de PABX Virtual. Agende aqui com um consultor da TMC Telecomunicações agora mesmo!